von Alex Olma
7. Mai 2013 – 10:49 Uhr

(M)Ein iPad-Workflow für Rechnungen

Drei Tage re:publica; drei Tage (nur) mit iPad. Anstelle des MacBooks erhielt die längere Batterielaufzeit und die direkte Mobilfunkanbindung den Vorzug für die Berlin-Konferenz.

Die erste (ungeplante) Aufgabe, abseits von meinem eingespielten Workflow fürs ‘Schreiben ins Internet‘ vom Touch-Gerät, betraf eine Rechnung, auf der lediglich ein Datum zu korrigieren war. Das Pages-Dokument, am Mac erstellt und als PDF an den Kunden verschickt, hatte ich (natürlich) nicht auf dem iPad dabei. Hier half das Online-Backup von CrashPlan, das über seine iOS-App (kostenlos; Link) den Zugriff auf dieses archivierte Dokument gab – ohne ‘Back to my Mac’; ohne Dropbox. Auch Konkurrent Backblaze hat seit Kürze eine solche Software (fürs iPhone) im Programm (kostenlos; App-Store-Link).

Der Dateizugriff ins Backup ist nicht vergleichbar mit der Arbeit auf einer (Online-)Festplatte, hilft aber in Situationen in denen man sich nur schnell Dokument XY ziehen möchte.

Aus CrashPlan heraus lässt sich das gesuchte Dokument "Öffnen mit…": Pages (8.99 €; universal; App-Store-Link). Dort lassen sich Layout-Änderungen und Text-Korrekturen vornehmen1 und die Datei anschließend als PDF verschicken oder erneut an eine andere App weiterreichen2.

In meinen Fall schleuse ich die finale Fassung noch einmal durch PDF Expert (8.99 €; universal; App-Store-Link) um den Dateinamen des Dokuments vor dem digitalen Versand zu ändern. Pages kann das zwar auch, gegenüber meiner internen Namensgebung benenne ich ein PDF an Kunden in der Regel aber noch einmal um.

Mail bleibt ein Problem. Dateien lassen sich nicht separat anhängen sondern nur aus der verwendeten Software heraus in den E-Mailverkehr einschleusen. Eine direkte Antwort, ohne ‘Copy & Paste’-Krämpfe, sind deshalb unter iOS 6 nicht möglich – ein Manko für den Kommunikationszusammenhang.

Um direkt an ein vorheriges Mail-Gespräch anzuschließen, verläuft mein Umweg aus diesem Grund über die Dropbox auf der das PDF liegt und als (Download-)Link verschickt wird.


  1. Ein Template für oft verwendete Standardbriefe oder die besagte Rechnungsvorlage, auf denen lediglich der Betrag, die Beschreibung und der Adressat ausgetauscht werden, ist auf iCloud ohnehin keine schlechte Idee.
  2. Niemand ist frustriert; niemand wartet auf Office.
  • http://twitter.com/iSait Sait

    Geschickt die Bill Gates Aussage eingebunden. Sehr gut.

  • http://www.appleoutsider.de/ AppleOutsider.de – Sebastian P

    Tja wird echt Zeit für echtes OLE

    ;-)

    Wenn iOS 7 keine Verbesserungen bringt werd ich mir ein HTC One kaufen. Wenn ich mir vorstellen muss dass ich nicht aus allen Programmen eine Mail-Action ausführen kann, wird mir ehrlich gesagt ziemlich schlecht. Den Handstand den Du hinlegen musst um die Datei umzubenennen und zu verschicken… Hilfe…

  • iLama

    Tja, und genau aus DIESEM Grund habe ich auf dem iPad einen Jailbreak, dort kann ich nämlich Dateien egal welcher Herkunft vernünftig an eine E-Mail hängen. Außerdem Dateien im Safari und Chrome up- und downloaden und Dateien beliebig ver- und entpacken. Es könnte so einfach sein, aber wenn man mit allen Mitteln das Dateisystem verstecken will geht das wohl nicht anders. Vielleicht würde ein extra Bereich ja reichen. So ein leerer Bereich in dem nur ich Ordner und Dateien verwalten kann, in dem keine Systemdateien und keine App-Dateien rumfliegen. So kann man nix kaputt machen.

  • http://twitter.com/krahe Jens Krahe

    Wir haben einen iMac (meiner), ein iPad (meiner) und ein iPad Mini (meine Frau), + 2 iPhones. Meine Frau will kein Laptop mehr, sondern nur noch das Mini. Jetzt werde ich für Pages Vorlagen erstellen. Durch die iCloud hat sie Ihre Dokumente immer in Pages. Und plötzlich ergibt alles einen Sinn. Sie will faktisch nichts mehr mit einem Laptop zu tun haben. Damit benötigt unser Haushalt kein Office mehr. Das wird ein Spaß!

  • http://www.blognoob.de/ BlogNOOB

    hmm. Zum ‘Copy & Paste’-Krampf: Das PDF “per Mail senden” auswählen, in der neuen Mail kopieren und in der direkten Antwort einfügen ist doch auch nicht mehr ‘Copy & Paste’-Krampf, als das PDF in die Dropbox zu schicken, dort den Link in die Zwischenablage zu kopieren und in der direkten Antwort einzufügen?
    Aber das Ergebnis mit einem echten PDF in der Mail ist auch für diejenigen nutzbar, die in der Firma keinen Zugriff auf das Internet haben. (So etwas soll es geben ;) )

  • http://twitter.com/MiNo5400 Michael N.

    Mittels amerikanischem Proxy kann man sich hier 1 Jahr gratis CrashPlan+ holen:

    http://www.crashplan.com/carboniteswitcher/

  • http://www.eraser.org B. Braun

    Darf ich diesen Artikel mal so zusammenfassen: Der Workflow ist möglich, aber mit nem Macbook wäre es um eines schneller gegangen, weil Apple das Dateisystem versteckt?

    • http://www.iphoneblog.de/ iphoneblog

      Nee.

  • http://twitter.com/igadget_news  iGadget-News.de

    Wenn man ohnehin nur mit iWork arbeitet und sich somit die MS-Office-Konvertierungen auf dem iOS-Gerät spart, kann man ein iOS-Office auch nicht vermissen. Aber wehe man bekommt ein Excel-File zugeschickt oder ein aufwendig formatieres Word-Dokument. Dann ist die Frustration definitiv nicht weit.

  • Pingback: All-You-Can-Upload: Everpix – iPhoneBlog.de

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