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van Alex Olma
9. April 2018 – 15:55 Uhr

Scanbot 7

Mit iOS 11 spendierte sich Apple einen Dokumentenscanner für ihre Notiz-Anwendung. Für ein halbes Jahr habe ich versucht meine Arbeitsweise rundum digitalisiertes Papier daran anzupassen, bevor ich am Jahresanfang wieder zurück auf Scanbot (universal; Laden) gewechselt bin.

Die Qualität der Scans über Apples Notiz-App ist fantastisch, insbesondere wenn man die geringe Speichergröße der PDFs dem Ergebnis gegenüberstellt), aber der Workflow ist unnötig umständlich: Um eine (Taxi‑)Quitting noch direkt an Ort und Stelle zu digitalisieren, muss ich dafür eine eigene Notiz anlegen. Selbst wenn das Stückchen Papier nur als Datei auf die iCloud soll, ist die Scanner-Funktion nicht außerhalb von einer individuellen Notiz zu erreichen.

Natürlich lässt sich eine solche Notiz direkt nach dem Scan und dem Upload des PDFs auf meinen Wolkenspeicher wieder löschen, aber wenn ich das nicht tue, findet ich mich am Ende einer (Geschäfts‑)Reise mit unzähligen Notizen, die alle jeweils ein einzelnes PDF mit dem Titel „Scanned Documents” haben. Gnah.

Scanbot öffnet im Gegensatz dazu nicht nur direkt beim Programmstart die Kamera, sondern drückt dem Dokument automatisch das aktuelle Datum in den Dateinamen und lädt das Papier anschließend automatisch auf einen vorausgewählten Onlinespeicher – das spart selbst bei wenig Papier‑„Post” eine ganze Menge Zeit.

Bei mir landet jedes so eingescannte Dokument automatisch auf Microsofts OneDrive (/Scanbot). Für Dokumente, die speziell einer Geschäftsreise zuzuordnen sind oder relevant für meine monatlichen Steuervorauszahlungen werden, stoße ich einen manuellen Upload direkt im Anschluss an (/Accounting/March/Expenses). So spare ich mir am Ende eines jeden Monats lästige Sortierarbeit.

Ich habe ein paar Jahre dafür gekämpft, so wenig Papierdokumente wie möglich in den Briefkasten gespült zu bekommen1. Im Schnitte scanne ich pro Monat nur ein Dutzend A4-Seiten beziehungsweise kleinere Quittungen; so ist es problemlos möglich nur mit dem iPhone als Dokumentenscanner auszukommen.


  1. Ich habe vor einigen Jahren mal meinen (hier in Finnland verpflichtenden) Buchhalter gewechselt, weil der mir Dokumente per Post geschickt hat, die auch per E-Mail ausgereicht hätten (und er und ich nicht gewillt waren unsere Workflows zu ändern). 

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